Кейс внедрения корпортала в банке "Меткомбанк"

Внедрение корпоративного интранет-портала в банке “Меткомбанк”

Данный документ – бизнес-кейс внедрения корпоративного портала от Digital-агенства “QODA[www.qoda.ru].


Описание проекта, постановка задачи

Банк «Меткомбанк» - головной банк промышленной группы «Северсталь», главный офис находится в городе Череповец, основной филиал — в городе Москва, имеет также более 20 филиалов в других городах по всей России.

Общее число сотрудников — более 600, филиальная сеть банка постоянно растёт, в ближайшее время предполагается расширение до 1500 активных сотрудников.

Формулирование задачи:

Территориальная разнесённость филиалов банка, большое число сотрудников, 2 управляющих центра в Череповце и Москве приводят к нарушению коммуникаций на всех уровнях банка. Потребность объединения сотрудников, разделённых сотнями и тысячами километров, проведения единой управленческой политики и поддержки корпоративных ценностей, включения каждого сотрудника в жизнь компании, организация взаимодействия географически разнесённых рабочих групп, создание и сохранение базы знаний для всех должностных постов привели руководство к пониманию необходимости создания единого информационного пространства компании.

Цели были сформулированы исходя из следующего посыла - требуется единое веб-организованное пространство с управляемыми правами доступа, позволяющее:

  • оперативно публиковать и доводить до сведения всех сотрудников нормативные документы по работе банка, приказов, распоряжений и т.д.
  • вести единое хранилище документов и базу знаний
  • создать единую базу всех сотрудников банка с их данными, телефонные и другие справочники, управляемую визуальная структура банка
  • реализовать управление проектными группами с любым числом сотрудников

Идея проекта зародилась в управлении маркетинга, и как следствие инициатором проекта выступил Блок Маркетинга. Блок ИТ с начала проекта принял активное участие в разработке технических деталей и поддержке портала.


Техническая инфраструктура и реализация проекта

Необходимо было решить вопрос интеграции нового ИТ-решения в существующую инфраструктуру банка, главным образом с системой учётных записей сотрудников Novell eDirectory для обеспечения автоматической авторизации сотрудников в Портале с рабочих мест.

К сожалению, на первом этапе было принято неверное решение не использовать базы данных ORACLE, являющиеся корпоративным стандартом, в дальнейшем, когда такое решение было принято, переход на неё уже оказался невозможен.

Выбор решения

Процесс выбора решения прошёл все стадии — формулирование общих функциональных требований, обзор рынка, оценка бюджета.

  • покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);
  • разработка с нуля (заказные разработки);
  • комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).

В качестве основных вариантов программных платформ рассматривались Microsoft SharePoint и готовые решения на его базе и 1с-Битрикс Корпоративный портал.

Выбор делался исходя из существующей инфраструктуры банка, функционирующей на базе решений Novell, стоимости реализации и поддержки проекта.

После ряда презентаций, оценки рабочих прототипов решений выбор был остановлен на решении 1С-Битрикс.


Основными причинами выбора именно этого решения стали
  • соответствие функционала решения «из коробки» требоаниям Банка к Порталу
  • полная адаптация решения к программной и серверной ИТ-инфраструктуре Банка, наличие специалистов, способных поддерживать проект без дополнительного обучения
  • адекватное соотношение цены самого решения, внедрения и поддержки и функционала
  • возможность развивать и расширять Портал без серьёзных переработок


Выбор интегратора и методологии внедрения

1С-Битрикс представляет удобный способ выбора интегратора, поскольку в компании есть методика присвоения компетенций и статусов партнёрам по каждому продукту. Достаточно на сайте выбрать регион, где расположен заказчик и внедряемый продукт и получить список компаний, обладающих компетенцией по внедрению корпоративных порталов и обладающих статусом например «Золотого Партнёра» 1С-Битрикс. Можно также позвонить напрямую в офис вендора (1С-Битрикс) и попросить рекомендаций.

По итогам ряда встреч, консультаций с сотрудниками 1С-Битрикс, презентаций продукта, в качестве подрядчика было выбрано Digital-агенство «QODA» - Золотой партнёр Битрикс с компетенцией внедрения Корпоративного портала в финансовой/страховой сфере.


Совместно с интегратором была выбрана методика внедрения, основываясь на предварительных данных, выявленных при предпроектном исследовании (по результатам встреч проджект-менеджера QODA со всеми заинтересованными руководителями блоков Банка и особенно его ИТ-службой).

В качестве отправной точки была использована пятиэтапная методология ускоренного внедрения решений SAP.


Однако уже на этапе планирования была заложена итеративность (возвратность) процесса внедрения, поскольку длительность внедрения предполагала, что уже в его процессе произойдут изменения как в бизнес-процессах Банка, так и в ИТ-инфраструктуре. Так потом и произошло.

Запуск проекта

Составление функциональных требований к проекту

Для определения требований к функционалу Портала были проведены презентации Портала для всех заинтересованных руководителей Банка, были проведены встречи с инициатором проекта — Блоком Маркетинга и с целым рядом сотрудников Блока ИТ.

Внедрение интранет-порталов в компаниях — результат работы двух сторон — интегратора и внутренней ИТ-службы, поскольку Портал не может существовать в полном отрыве от ИТ-инфраструктуры компании.

К сожалению, на данном этапе обычно бывает невозможно выделить рабочую группу технических специалистов на стороне заказчика для полной детализации технических требований и определения задач, выполняемых им. Также трудно запланировать в рамках маркетинговой и ИТ-служб запуск новых бизнес-процессов — поддержки инфраструктуры Портала. Частично решить данную задачу нам удалось.

После определения функционала Портала и технических особенностей внутренней ИТ-среды была выбрана редакция 1С-Битрикс «Холдинг». Решение полностью закрывало все требования к Порталу, и в нёмй была заложена некоторая избыточность, поскольку Заказчик видел возможности для масштабирования проекта и закладывал как рост числа сотрудников, так и требований к Порталу, и предполагалось, что этот инструмент будет функционировать в Банке не один год и станет главной коммуникационной средой.

Итогом этапа стал документ «Функциональные требования к проекту», ставший основным рабочим документом проекта.

Составление календарного плана проекта (Project-план)

На основании предварительных данных был разработан календарный план-график внедрения, который даже на этапе утверждения документации несколько раз корректировался. Однако план был утвержден и очень помог в процессе внедрения.

Один из самых важных показателей проекта, поскольку у этапов есть некоторые взаимозависимости, (так, нельзя настраивать права для групп пользователей, не загрузив в портал данные о самих пользователях) — это сроки сдачи проекта в эксплуатацию, их удалось благодаря планированию в Project установить с большой долей точности. Нужно только обязательно заложить реальные сроки на согласования результатов этапов работ.

На этом этапе было важно вписать процесс внедрения в календарный план Банка, поскольку предполагалось, что некоторые сотрудники Банка примут непосредственное участие в работе над проектом.


Поставка решения, оформление документации по Проекту

Вся разработанная документация по проекту была подписана и заверена, поставка лицензии на программное обеспечение Портала заняло непродолжительное время. Однако всегда необходимо учитывать требования бухгалтерии по оформлению сделок покупки-продажи лицензий на ПО, поскольку это нематериальный актив, и он требует особого подтверждения сделок.


Старт этапа интеграции с внутренней учётной системой

Самым важным моментом любой информационной системы являются данные. Для интранет-портала это данные о сотрудниках организации и о её подразделениях. Как правило, в компаниях нет учётной информационной системы, в которой были бы в единой структуре сведены все данные по сотрудникам. Даже в Банках. Для ведения данных о персонале используются самые разные, часто самописные системы, практически нигде не используется даже 1С-Предприятие Управление персоналом. При этом даже там, где система есть, данные о сотрудниках разрознены, не актуализируются, уволенные перемешаны с только что принятыми и так далее. То есть получить выгрузку с данными о сотрудниках для импорта в интранет-портал не представляется возможным. В этом смысле проекты внутренних порталов всегда являются катализаторами систематизации ведения учёта сотрудников в компании, и это их огромный побочный плюс.

Для интранет-портала очень важно также обеспечить для пользователей удобство входа с рабочего места, желательно автоматически с теми-же данными, что используются для входа в рабочий компьютер. Эти функции выполняют программные службы каталогов, такие как Active Directory и Novell eDirectory. Но информация в них как правило также не актуальна, за ней никто не следит, данные о подразделениях или хотя бы внутренних телефонах сотрудников в них также отсутствуют.

В процессе интеграции Портала с ИТ-инфраструктурой Банка для того, чтобы обеспечить автоматическую авторизацию пользователей на Портале и загрузку их персональных профилей Блоком ИТ банка была проведена большая работа, в результате которой впервые была построена визуальная структура с подчинённостью всех подразделений Банка, включая все региональные. Эта информация была перенесена в службу каталогов ИТ-инфраструктуры и сотрудники получили возможность автоматически входить на Портал одним кликом по ссылке.


Разработка визуального решения Портала

Решение 1С-Битрикс КП с функцией рабочего стола позволяет как главную страницу портала, так и все внутренние изменять простым перетаскиванием контентных блоков по странице. Это замечательная функция, особенно на этапе внедрения, поскольку позволяет без длительных и дорогостоящих изменений дизайн-макета менять всю структуру страниц Портала.

Если в компании ранее не было внедрено интранет-решение, и однозначно определить, какой именно функционал необходимо вынести на главную страницу, какой убрать на внутренние и как их скомпоновать, эта возможность поистине оказывает неоценимую услугу. К слову, только после нескольких месяцев коммерческой эксплуатации Портала позволяют с помощью встроенного модуля Статистики оценить, какие же разделы и функции пользуются самым большим спросом, какие не востребованы вообще. И тогда за считанные секунды можно изменить структуру любой страницы с учётом реальных потребностей именно этой компании.

Дальнейший опыт подтвердил верность выбранной тактики — структура главной страницы много раз менялась в процессе разработки и после запуска Портала, но дизайн-решение при этом оставалось прежним.


Функционал «Сервисы» и «Документооборот»

Внутренний портал — удобный инструмент автоматизации многих рутинных бизнес-процессов в компании, таких как заказы визиток, канцтоваров, курьеров, обращения в ИТ-службу поддержки, резервирование переговорных комнат, и т.д. Однако всегда нужно учитывать, что это повлечёт за собой изменение уже сложившихся моделей бизнес-процессов в компании и согласование этих изменений с ответственными подразделениями. Так, например, как правило в компании уже существует определённый механизм составления заявок в службу поддержки и их обработки, учёта, ведения статистики по ним и так далее, а перенос этих заявок на портал полностью изменит эту схему и сделает ненужными уже написанное либо купленное и адаптированное программное обеспечение, потребует новых форм учёта и т.д.

В связи с вышесказанным в обязательном порядке рекомендуется рассматривать перенос подобных сервисов в Портал заранее, только после согласования с соответствующими подразделениями и выделения и обучения соответствующих специалистов.

Аналогичная ситуация с функционалом «Документооборот». Бизнес-процессы разработки, утверждения и согласования документов в компании как правило уже каким-либо образом формализованы, зачастую используется уже специализированное ПО, особенно в компаниях финансовой сферы. Кроме того, во многих случаях полностью отказаться от бумажного документооборота не получается в связи с спецификой деятельности компании. Использование функционала документооборота в Портале требует самого серьёзного рассмотрения этого вопроса всеми заинтересованными подразделениями ещё на этапе планирования Проекта внедрения Портала. Необходимо также размещать хранилище документов вне самого Портала, на каких-то внутренних серверах с целью больших возможностей по резервированию и «отвязки» данных от самого программного комплекса Портала.


Итеративность процесса внедрения (борьба желания сделать всё по максимуму с целесообразностью сроков)

Проекты внедрения интранет-порталов как правило достаточно растянуты по времени, поскольку требуют перестройки бизнес-процессов компании и большого числа согласований. В этой связи самым оптимальным способом внедрения является итеративный.

Итеративныйподход(англ.Iterationповторение)выполнениеработпараллельноснепрерывныманализомполученныхрезультатовикорректировкойпредыдущихэтаповработы.Проектприэтомподходевкаждойфазеразвитияпроходитповторяющийсяцикл:ПланированиеРеализацияПроверкаОценка(англ.plan-do-check-actcycle).

В случае внедрения Портала такой подход позволяет за минимальный срок разработать первичные функциональные требования, не создавая полновесное формализованное ТЗ (что очень долго и дорогостояще) и в процессе внедрения учитывать несколько этапов изменений, которые можно внести в проект и в максимально сжатые сроки запустить базовый функционал. Обычно если в компании ранее не было внутреннего коммуникационного портала, никто не может предположить, какие именно функции будут в востребованы, лишь практика эксплуатации Портала в течение некоторого периода времени позволяет выявить все требования к нему.

Приведу пример — первоначально нами было согласовано с руководством Банка внедрение функционала документооборота в Портале, однако ещё до окончания периода разработки в Банке было принято решение о внедрении внутренней системы учёта и согласования документов на базе специализированного решения для финансовой сферы, использовать две системы документооборота было нелогичным и на этапе передачи Портала в тестирование было принято решение об изменении требований к Порталу, касающихся этого функционала. Были к сожалению изменения, которые не удалось итеративным методом внедрить — так, уже на этапе окончания разработки специалисты Банка попросили перевести базу данных, используемую Порталом на решение Oracle. К сожалению, эту просьбу после ряда тестов и консультацией с разработчиками решения пришлось отклонить — потребовалось бы провести полный повторный цикл разработки с нуля. Технические особенности внедрения лучше всего закладывать на этапе разработки проектной документации.


Вопросы требований внутренней безопасности Банка

Особенность внедрений ИТ-решений в банковской сфере — особые требования к безопасности данных и к уровням доступа к этим данным. И хотя решения на базе 1С-Битрикс имеют все сертификаты ФСТЭК, интеграция в существующую инфраструктуру требует большого числа согласований. В первую очередь в Портале хранятся все данные о сотрудниках Банка. В случае, если авторизация производится не через LDAP протокол, то в Портале хранятся и учётные записи пользователей (логины и пароли). Портал должен быть как правило изолирован от внешней среды (Интернет) и открыт только в локальную сеть Банка. Эти ограничения приводят к сложным процедурам взаимодействия интегратора с заказчиком в процессе разработки и внедрения.

Эти вопросы были нами заранее озвучены и ещё в подготовительном этапе проработаны совместно с Блоком ИТ Банка. Мы определили каковы будут процедуры разработки и передачи решения Заказчику, нам был предоставлен удалённый закрытый доступ к тестовому серверу, позволявший специалистам интегратора выполнять настройку модулей удалённо.


Запуск Портала в эксплуатацию, тестирование

Тестовая эксплуатация Портала в течение примерно 1 месяца как и предполагалось, выявила высокую устойчивость решения к нагрузкам, отсутствие сбоев, обусловленных программной частью, но заставило более внимательно отнестись к вопросам интеграции Портала с внутренней системой учёта сотрудников, серверной части и вопросам прав доступа. Сотрудники Банка внедрили собственную систему резервного копирования данных Портала и обеспечения отказоустойчивости на уровне серверов, доработали механизмы интеграции учётных данных сотрудников по протоколу LDAP.

Определённое время заняло распределение обязанностей по поддержанию Портала, наполнению его контентом среди сотрудников, выделение ответственных. Потребовалось также обучение выделенных сотрудников.

В целом же, после перевода в коммерческую эксплуатацию Портал приобрёл высокую, растущую популярность среди сотрудников, особенно популярны стали справочники подразделений и сотрудников и голосования, организуемые различными подразделениями.

В настоящий момент Портал находится в стадии становления, но уже можно сказать, что его внедрение позволило решить все основные задачи, стоящие перед ним.



Digital-агенство “QODA”

О компании

Digital-агенство «Qoda» было образовано 15 июня 2005 года. В состав компании вошли системный интегратор QODA (компания QODA), студия веб-разработок EPIQ (Epiq Studio), студия и агентство интернет маркетинга IRITERA (агентство интернет-маркетинга Iritera).


Основные услуги компании – дизайн, программирование, консалтинг, реклама.

С февраля 2008 года QODA – «Золотой» партнёр 1С-Битрикс, имеет подтверждённую компетенцию интегратора Корпоративных порталов на базе 1С-Битрикс и Битрикс24 (ссылка на нас на сайте Битрикс - http://www.1c-bitrix.ru/partners/143036.php).



Опыт создания проектов

Нами был реализован корпоративный сайт Star-Force (www.star-force.ru),

интернет магазин "Ходуша" www.hodusha.ru (ссылка на проект на сайте 1С-Битрикс) на 1С-Битрикс Малый Бизнес и новая версия проекта "АгуАгу" (http://new.aguagu.ru) на редакции 1С-Битрикс Бизнес, каждый с интеграцией с 1С-Предприятие 8.х конфигурации Управление Торговлей, сайт Управления Федеральной службы исполнения наказаний по г. Москве (http://www.ufsinmsk.ru), по проектам внедрения интранет-порталов мы сотрудничали с администрацией города Жуковский, страховой компанией СОАО «НСГ», реализовали множество других проектов.


©QODA. Любое использование данного текста - только с разрешения QODA